Spesenabrechnung und möblierte Unterkunft: was das Unternehmen übernehmen kann

Die Reise ist genehmigt, der Einsatz beginnt am Montag, und die Frage kommt auf: „Kann ich statt eines Hotels eine Wohnung nehmen, und wie rechne ich sie in der Spesenabrechnung ab?“ Die Antwort lässt sich in wenigen einfachen Regeln zusammenfassen. Dieser Artikel beschreibt eine allgemeine Praxis; maßgeblich sind die Richtlinie Ihres Unternehmens und die Einschätzung Ihrer Buchhaltung.

Der Grundsatz

Übernachtungskosten, die für eine Geschäftsreise anfallen, übernimmt der Arbeitgeber, entweder nach tatsächlichen Kosten gegen Beleg oder in Form einer Pauschale. Nichts schreibt vor, dass die Unterkunft ein Hotel sein muss: Eine ordnungsgemäß abgerechnete möblierte Unterkunft ist ein gültiger Beleg, genauso wie eine Hotelrechnung.

Was auf der Rechnung stehen muss

Damit eine Übernachtungsrechnung ohne Rückfragen der Buchhaltung durchgeht, muss sie Folgendes enthalten:

• Name und Anschrift des Vermieters (bei uns: SAS Boost Loc Pro, mit ihrer Handelsregisternummer RCS);
• den Namen des Unternehmens und, wenn möglich, des Mitarbeitenden im Einsatz;
• die Daten von An- und Abreise sowie die betreffende Unterkunft;
• den Betrag des Aufenthalts, die Kurtaxe gesondert ausgewiesen;
• den für den Vermieter geltenden Mehrwertsteuervermerk.

Genau in diesem Format stellen wir die Rechnungen für Geschäftsaufenthalte aus.

Nach tatsächlichen Kosten oder pauschal

Je nach Unternehmen gibt es zwei Fälle:

1. Erstattung nach tatsächlichen Kosten: Sie gehen in Vorleistung oder das Unternehmen zahlt direkt, die Rechnung wird der Spesenabrechnung beigefügt, und der Betrag wird im Rahmen der internen Richtlinie vollständig erstattet.
2. Pauschale: Unabhängig von der Unterkunft wird ein Tagessatz gezahlt. In diesem Fall lässt eine Wohnung, wochen- oder monatsweise gemietet und vor allem zu zweit geteilt, gegenüber der Pauschale oft einen Spielraum.

Direkte Rechnungsstellung an das Unternehmen

Bei langen Einsätzen ist die direkte Rechnungsstellung am einfachsten: Das Unternehmen bestellt, erhält ein Angebot und dann eine Rechnung, die per Überweisung beglichen wird. Der Mitarbeitende muss nichts vorstrecken. Das machen wir regelmäßig für Einsätze in Bagnols-sur-Cèze und Nîmes; das Formular auf der Seite für Geschäftskunden fragt genau deshalb nach dem Namen des Unternehmens und dem Budget, um dieses Dokument vorzubereiten.

Was Zeit spart

• Die Proforma-Rechnung anfordern, bevor Sie anreisen, wenn Ihre Einkaufsabteilung einen Lieferanten anlegen muss.
• Bei einer Verlängerung Bescheid geben: Wir stellen einen Nachtrag aus statt einer zweiten Rechnung.
• Eine Unterkunft, eine Rechnung: Teilen sich zwei Kollegen eine 3-Zimmer-Wohnung, können wir je nach interner Regel dem Unternehmen eine einzige Rechnung stellen oder jedem eine eigene.

Für einen Einsatz im Gard sind Le Patio de la Cèze in Bagnols, Le Saint Julien und La Loggia d'Uzès in Uzès für solche Aufenthalte konzipiert.