Onkostendeclaratie en gemeubileerde woning: wat het bedrijf kan vergoeden

De reis is goedgekeurd, de opdracht begint maandag, en dan komt de vraag: 'Mag ik een appartement nemen in plaats van een hotel, en hoe declareer ik dat?' Het antwoord past in een paar eenvoudige regels. Dit artikel beschrijft een algemene praktijk; het beleid van je bedrijf en het advies van je boekhouding gaan altijd voor.

Het principe

Verblijfskosten die je maakt voor een zakenreis worden door de werkgever vergoed, ofwel op basis van de werkelijke kosten met bewijsstuk, ofwel als vaste vergoeding. Nergens staat dat het verblijf een hotel moet zijn: een gemeubileerde woning die volgens de regels is gefactureerd, is een geldig bewijsstuk, net als een hotelfactuur.

Wat er op de factuur moet staan

Wil je dat een verblijfsfactuur zonder heen-en-weer met de boekhouding wordt verwerkt, dan moet die het volgende vermelden:

• de naam en het adres van de verhuurder (bij ons: SAS Boost Loc Pro, met het RCS-nummer);
• de naam van het bedrijf en, zo mogelijk, van de werknemer op opdracht;
• de data van aankomst en vertrek, en de betreffende woning;
• het bedrag van het verblijf, met de toeristenbelasting apart vermeld;
• de btw-vermelding die op de verhuurder van toepassing is.

Dat is precies de opmaak van de facturen die wij voor zakelijke verblijven uitreiken.

Werkelijke kosten of vaste vergoeding

Afhankelijk van je bedrijf zijn er twee mogelijkheden:

1. Vergoeding van de werkelijke kosten: je schiet het bedrag voor of het bedrijf betaalt rechtstreeks, de factuur gaat mee met de onkostendeclaratie en het bedrag wordt volledig vergoed binnen de grenzen van het interne beleid.
2. Vaste vergoeding: je krijgt een dagbedrag, ongeacht waar je verblijft. In dat geval houd je met een appartement per week of per maand, zeker als je het met z'n tweeën deelt, vaak geld over ten opzichte van de vergoeding.

Rechtstreekse facturatie aan het bedrijf

Bij lange opdrachten is rechtstreekse facturatie het eenvoudigst: het bedrijf bestelt, krijgt een offerte en daarna een factuur die per overschrijving wordt betaald. De werknemer schiet niets voor. Dat doen we regelmatig voor opdrachten in Bagnols-sur-Cèze en Nîmes; het formulier op de pagina voor professionals vraagt juist naar de naam van het bedrijf en het budget om dat document voor te bereiden.

Punten die tijd besparen

• Vraag de proformafactuur voor aankomst aan als je inkoopafdeling een nieuwe leverancier moet aanmaken.
• Meld een verlenging op tijd: we maken dan een aanvulling op in plaats van een tweede factuur.
• Eén woning, één factuur: delen twee collega's een driekamerappartement, dan kunnen we het bedrijf in één keer factureren of ieder apart, afhankelijk van de interne regel.

Voor een opdracht in de Gard zijn Le Patio de la Cèze in Bagnols, Le Saint Julien en La Loggia d'Uzès in Uzès ontworpen voor dit soort verblijven.